Бизнес кореспонденция на английски
основни съвети и препоръки от АВО
Електронните съобщения дават възможност за бърз обмен на информация на големи разстояния. По бързина на предаване на идеи това се приравнява на телефонен разговор. Имейлите обаче се съхраняват на пощенски сървъри и се използват като печатни доказателства за нашите думи. Следователно електронната кореспонденция изисква отговорно отношение.
Задачата става по-трудна, ако общувате на английски с хора от други култури. Екипът ни ще ви сподели на какво да обърнете внимание в този случай, как да избегнете грешки и да постигнете взаимно разбирателство с чуждестранни колеги и партньори.
Независимо с кого кореспондирате, не забравяйте за правилата на имейл етикета.
- Ясно посочете темата на писмото в Subject-а
- Използвайте професионален поздрав и избягвайте фамилиарничене
- Прочетете отново имейла, преди да го изпратите. Грешките се отразят негативно на вашия имидж в очите на събеседника
- Ако въвеждате нов събеседник в кореспонденцията, опишете накратко предисторията на въпроса. Не го принуждавайте да скролва надолу и да чете всички публикации по темата. Опишете същността на въпроса, какво сте обсъдили, какво искате да кажете по него
- Отговорете на имейла. Ако нямате време да проучите темата в момента, потвърдете, че имейлът е получен и посочете кога можете да проучите проблема
- Не използвайте червено, за да привлечете вниманието към дадена идея. Червеното говори за опасност и предизвиква негативни емоции. Използвайте специални думи и фрази за подчертаване, а не графики или цвят
Английският език е универсалният език за комуникация за хора от различни страни.
Но това не означава, че стилът на кореспонденция винаги е един и същ. Нека разгледаме разликите.
Когато общувате с колеги и партньори от тези страни, особено в началото на запознанството, използвайте най-учтивите форми. Започвайте всяко писмо с учтив поздрав и спазвайте етикет, например:
- Hope this email finds you well
- Sorry for bothering you
- Might I take a moment of your time?
Използвайте най-учтивите фрази, когато искате да получите нещо:
- I would be grateful if you could…
- Could you please be so kind…
Намалете модалността на фразите, но не се отказвайте от учтиви форми на изразяване:
- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me
- I would appreciate your help in this matter.
- I await a response at your earliest convenience.
Пропуснете официалния етикета, освен ако не общувате с колега, който е на по-висока позиция или партньор на компанията. Опишете ясно какво се е случило и от какво имате нужда. Колкото по-малко структури с would, could, might, толкова по-добре.
Ако вече познавате колега или партньор от тези страни, попитайте го как, как е семейството му. Вниманието към лични подробности не се възприема като лош тон, а напротив, помага за установяване на по-добри отношения.
Основните езикови принципи, които винаги трябва да спазвате, когато пишете имейл до Ваш клиент или партньор.
В бизнес кореспонденция няма място за сложни конструкции и времена. Основната задача е да предадете вашето послание без излишни обяснения. Следователно всичко, което може да попречи на разбирането, трябва да бъде премахнато.
Откажете се от жаргон, дори ако общувате с колеги, които разбират проблема. Вашата кореспонденция може да бъде препратена на хора, които не са запознати с темата.
Не е необходим строго официален стил, но е важно да звучи професионално.
Трудно е да се предадат емоции чрез имейл. Възклицание
в текста се възприема като повишаване на тона.
Ако съобщението има много
удивителни знаци, те се обезценяват. Събеседникът вече няма да ги възприема като
призив за внимание.
Според Гай Кавазаки, ако съобщението се състои от от по-малко от 5 изречения, звучи грубо, ако е повече, е загуба на време.
Този принцип е особено подходящ за тези, които работят с email-a си от телефон или таблет: трябва бързо да прочетете писмото, да разберете и да отговорите, а размерът на екрана въвежда ограничения. Колкото по-кратък е текстът в съобщението, толкова по-бързо ще бъде прочетено.
